人材管理システムとは？機能・導入メリット・おすすめ企業まで徹底解説

人材管理と人事管理は似ているようで、その目的とアプローチが大きく異なります。

人事管理とは、勤怠・給与・雇用契約・社会保険などの法令順守を目的とした労務管理を指し、事務処理が中心です。

一方で、人材管理とは従業員のスキルや志向、業務成果などを可視化し、「採用・配置・評価・育成・登用」までを包括的に管理するものです。人的資本経営や、従業員エンゲージメント向上の観点からも注目を集めています。

具体的には、スキルデータや業務履歴、360度評価などを活用し、最適な配置やキャリアパス設計を行います。人事管理が「業務処理」中心であるのに対し、人材管理は「人材活用の最適化」が目的と認識しておきましょう。

近年、人材管理システムは「人的資本経営」「DX推進」「属人化の排除」「離職率の改善」の観点から必要性が高まっています。

まず、人的資本経営の観点からは、スキルや貢献度を正当に評価し、経営に活かす仕組みが求められています。これは、金融庁の『人的資本可視化指針（2023年）』にも示されているものです。

また、DX推進によって人材情報のデジタル化や一元化が急務となっており、これによりリアルタイムな情報共有と迅速な意思決定が可能になります。属人化された業務もシステム導入により標準化・自動化され、情報の属人依存を防止可能です。

さらに、評価の可視化やキャリア支援の仕組みが整うことで、従業員のモチベーション向上と離職防止にも効果が期待できます。

人材管理システムを導入することによる最大の利点が、従業員情報の一元管理による業務効率化です。

従来はスプレッドシートや紙台帳などに情報が分散しており、情報検索や共有に手間がかかっていました。人材管理システムを使うことで、以下を一元管理して、リアルタイムでの更新・共有が可能となります。

• 基本情報

• スキル

• 勤怠

• 評価

• キャリア履歴

これにより、人事部門だけでなくマネージャーや経営陣も即時に必要な情報にアクセスでき、意思決定が迅速かつ的確になります。

また、異動や評価面談でも最新かつ正確な情報が活用できるため、人的リソースの最適活用が実現しやすいです。

人材管理システムの導入により、従業員の定量データを活用した戦略的な人材活用が可能です。

スキルセット、過去の評価履歴、勤怠傾向、研修履歴などのデータをもとに、各従業員に最適なポジションやプロジェクトをアサインできます。これにより、人材のミスマッチやモチベーション低下を防ぎ、組織全体のパフォーマンスを底上げできるのです。

さらに、蓄積された人材データをもとに、次期リーダー候補の選定や後継者育成計画を立てることも可能になります。経験則ではなく、客観的なデータに基づいた判断ができることで、人事施策の精度が飛躍的に高まるのです。

加えて、部門ごとのスキル偏在や人員構成の課題を可視化できるため、将来的な採用計画や育成方針の立案にも役立ちます。

人材管理システムは、従業員のエンゲージメントの向上にも効果的です。目標管理や評価制度と連携することで、「なぜその評価なのか」「何をすれば評価が上がるのか」という点が明確になり、納得感のある人事評価が実現します。

また、スキルやキャリアの可視化によって将来の成長イメージが明確になるため、キャリア形成への意欲も高まります。結果として、離職率の低下や職場定着率が期待できるでしょう。

さらに、福利厚生制度や研修制度と連動させることで、働きやすさ・働きがいへの向上にも繋がり、組織全体の活力もアップします。

人材管理システムの費用は、従業員数や導入する機能の範囲によって大きく変動します。基本的な情報管理機能のみを導入する場合と、高度な分析機能や外部連携を含む場合とでは、必要となるコストに差が出てくるのです。

クラウド型サービスは、月額制で段階的に利用を拡大できるプランが多く、小規模な企業でも導入しやすい点が特徴です。しかしながら、大規模な導入やフルカスタマイズを前提とした場合は、初期導入費用が発生するケースもあります。よって、必要な機能を明確にすることが、費用を最適化するカギとなるでしょう。

人材管理システムは、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分類され、それぞれのコスト構造には明確な違いがあります。

クラウド型はベンダーが提供するクラウド環境にアクセスする方式で、初期費用が安く月額課金で手軽に始められる点が魅力です。なお、サーバー管理が不要なため、常に最新の機能を利用できます。費用は月額数万円〜数十万円が一般的で、必要に応じて機能の追加や契約プランの見直しが可能です。

一方、オンプレミス型は自社サーバーに構築する方式で、セキュリティや独自のカスタマイズ性に優れる反面、初期費用は数百万円以上と高額です。さらに、システムの保守やアップデートは自社で行うため、人的コストや保守費用も別途必要になります。

クラウド型は初期投資が少なく導入が早いというメリットがある一方、長期的には月額費用が累積します。オンプレミス型は初期コストが高い分、長期運用でトータルコストが抑えられる場合もあります。

導入期間、社内のIT体制、セキュリティ要件などを踏まえ、最適な方式を選びましょう。

まず確認すべきことは、自社の課題に合う機能が備わっているかです。人材管理システムには、主に以下の機能があります。

• 評価管理

• 配置シミュレーション

• スキルマップ

• eラーニング連携

• エンゲージメント分析

これら多様な機能がありますが、全てが必要なわけではありません。例えば、離職率が課題であれば評価の納得感やキャリア支援機能が効果的です。そして、教育が課題であればスキル管理や研修連携が重視されます。

導入前に何を改善したいか、ボトルネックはどこかを明確にし、必要な機能に絞って比較・検討することが重要です。

日常的に使うシステムだからこそ、UI/UXは導入効果を左右します。操作が複雑だと現場で使われず、定着しません。人事だけでなく一般社員やマネージャーも使う場合、誰でも直感的に操作できるかがカギになります。

試用版やデモ画面で、「使いやすいか」「業務が楽になるか」など操作感を確認しましょう。なお、スマホ・タブレット対応の有無も、現場の利用状況に応じて確認しておいてください。

人材管理システムには、氏名・評価・マイナンバーなど機密性の高い情報が蓄積されるため、セキュリティ面の確認は必須です。

例えば、マイナンバー対応には暗号化やアクセス制限、操作ログ管理が必要で、労務関連法の改正に柔軟対応できることも重要になります。

なお、クラウド型はデータセンターの場所や障害時のリカバリ体制も確認しておきましょう。ISMS認証の有無や、ベンダーのセキュリティポリシーも事前にチェックすると安心です。

雇用契約や社会保険、年末調整、入退社手続きなど、労務関連の事務作業を効率化したい企業におすすめのタイプです。

マイナンバーの収集・管理、帳票出力、法改正への対応なども自動化されており、総務・人事部門の作業負担を大幅に軽減します。

給与ソフトや勤怠管理ツールと連携できる製品も多く、日常業務のスマート化を目指す企業に最適です。

MBOやOKRの運用に課題がある企業には、人事評価やフィードバックに特化したタイプがおすすめです。

目標設定、進捗管理、フィードバック、評価の記録が一元化され、評価制度の属人化や形骸化を防止します。また、自動リマインドや評価テンプレートの機能により、運用の手間も削減できる点も特徴です。

過去の評価履歴やスキル推移も蓄積されるため、昇格・配置判断のエビデンスとして活用できます。評価への納得感を高め、エンゲージメント向上にも繋がるでしょう。

スキル、職歴、研修履歴など人材データを横断的に管理・分析したい企業には、統合型システムがおすすめです。

組織全体の人材状況をダッシュボードで可視化し、偏在・後継者不足・スキルギャップを把握します。また、人材配置シミュレーションやレポート機能も充実しており、戦略的な人事判断を支援します。

人的資本経営やタレントマネジメントを強化したい企業、成長企業に最適な選択肢といえるでしょう。

株式会社Digeonは、人事評価制度の設計からシステム開発まで一貫して対応できる点が強みです。実績が豊富な点も特徴で、これまでに中堅から大手企業向けに数多く導入しています。

株式会社ソースメイカーはAI・機械学習を活用した業務システム開発に定評のある企業で、HR領域にも積極的に展開しています。また、独自の分析アルゴリズムにより、人材可視化を支援する点も強みです。

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株式会社readytoworkはベンチャーから大手企業まで、幅広い業種に対応した人材管理システムの開発を手がけています。また、運用定着支援にも強みがあり、要件定義からトータル的にサポートしてくれる点が特徴です。

有限会社シーキングベストウェイは、地方自治体や医療・介護業界でのシステム開発実績が豊富です。セキュリティ基準を重視した設計に強みがあり、保守や顧客へのサポート業務なども実施しています。