2021.09.30
テレワークを実施しながら業務を円滑に進めるためには、グループウェアや勤怠管理システムなど、さまざまなシステムを導入する必要があります。 しかし、テレワークをはじめて実施する場合、どのようなシステムを導入すべきなのか判断に迷っている方も多いのではないでしょうか。 この記事では、テレワークの導入によって発生する課題と、その課題を解決するために必要なシステムを紹介していきます。 円滑なテレワークの実施を目指している経営者や管理職の方は、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークを自社で導入する際は、まずテレワークの手法を理解しましょう。それぞれを比較して自社に適したスタイルを取り入れることが重要です。
ここでは、テレワークによる働き方のスタイルを4つ紹介します。
リモートデスクトップ方式は、会社のデバイスを遠隔操作する手法です。
クラウドサービスを利用することもできるため、専用サーバの設置は不要です。インターネット環境が整っていれば比較的簡単に導入できるため、ITやシステムに詳しい従業員がいなくても問題なく運用できるでしょう。
ただし、テレワークで遠隔操作するためには、会社のデバイスの電源をオンにする必要があります。時間外や休日にリモートで作業を行う場合は、会社のデバイスの電源を切らないように気を付けなければなりません。
リモートデスクトップ方式は、初期費用や月額料金がほかの手法に比べてかからないため、テレワークの導入費用が限られている場合に向いている手法といえるでしょう。
仮想デスクトップ方式は、Amazon Web Serviceなど、サーバ上から提供される仮想デスクトップを遠隔操作する手法です。
リモートにて作業したデータはサーバ内に保存されるため、個人で情報を管理することを原因とする情報漏洩の心配はありません。またウイルスソフトの更新やパッチの適用などもサーバ側で行われるため、ユーザー側でメンテナンスを実施する必要はありません。
ただし、サーバが動作を停止している間はリモートによる作業は行えないため、サーバのメンテナンス時間には注意した方が良いでしょう。
仮想デスクトップ方式は、専用のサーバが必要なため、初期費用はほかの手法よりも高めです。機密情報を取り扱っている企業や、セキュリティを高めて情報漏洩を防ぎたい企業におすすめの手法といえます。
クラウド型アプリ方式は、クラウド上にあるアプリを利用する手法です。
リモートデスクトップと同じように、インターネット環境があればどこにいてもアプリを利用して作業を行えるでしょう。クラウド型アプリ方式の代表例としては、GmailやYahoo!メールなどのフリーメールがあげられます。
アプリのアップデートは開発元から自動で行われるため、ユーザー側は常に最新の状態でアプリを使用できます。
しかしクラウド型アプリ方式は、ログインIDやパスワードがあれば簡単にアクセスできるため、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策は必須といえるでしょう。
オフィスで使用しているPCを持ち帰って使用する手法です。
会社のシステムにVPNとよばれる仮想専用回線を経由してアクセスし、リモートでの作業を実現します。
ほかの手法に比べて導入に必要な条件が少ないため、すぐにテレワークを開始したい企業に向いています。
ただし、PCの盗難や紛失、データの情報漏えいなどを防ぐために、使用ルールの徹底やセキュリティ対策が必要です。
新型コロナウィルスへの対策や働き方改革の推進のため、多くの企業がテレワークを導入しています。
しかしテレワークを導入したことで、通常では考えられなかった課題が発生しているのも事実です。
ここでは、テレワークの導入によって発生する課題を見ていきましょう。
テレワーク下では従業員同士が直接会う機会が減少するため、報連相や情報共有の頻度も低くなりがちです。
コミュニケーション不足が進むと、チーム全体の生産性が悪化する要因にもなりかねません。
またオフィス勤務では、すぐに上司に相談や報告ができていたものが、テレワークによってタイムラグが生じ、問題への対処が遅れてしまう恐れもあります。
このような事態を防ぐために、コミュニケーションや情報共有を円滑に行うチャットや情報を管理するシステムの導入が必要といえるでしょう。
タイムカードで勤怠管理をしている場合、テレワークでは打刻ができず、従業員の勤務時間を正しく把握できません。
勤務時間や休憩時間はすべて自己申告になるため、残業時間を多く申請したり、休憩時間を無申告で延長したりすることもできてしまいます。一方で、残業を申告せずに過剰労働していても把握することが難しくなります。
従業員の勤務状況を管理するためには、勤怠管理や業務管理システムの導入が重要です。
従業員がオフィスを離れて業務を行うテレワークでは、ノートPCやUSBの紛失、ウイルスやマルウェアへの感染、情報流出など、さまざまなセキュリティリスクが高まります。
セキュリティ対策のためには、デバイスや情報を取り扱う際のルールを設定することが重要です。
また従業員一人ひとりのITリテラシーを高めるために、研修の機会を設ける必要もあるでしょう。
テレワークの課題を解決するシステムとして、具体的にどのようなシステムを導入すると良いのでしょうか。
ここでは、テレワークを円滑に進めるために、欠かせない5つのシステムを紹介していきます。
ビジネスチャットは会話形式のやり取りができるので、メールのように定型文を入力する必要がありません。
メッセージのやり取りは時系列ごとに確認できます。そのため、情報の追跡もしやすいのが特徴です。
気軽にメッセージを送れるため、報告や相談もリアルタイムで行えるようになり、テレワーク下でも業務をスムーズに遂行できるでしょう。
Web会議システムを利用すると、従業員同士や取引先との会議、面接などが遠隔で行えます。
最近のWeb会議システムは映像と音声の品質が向上し、複数人でも会議や打ち合わせも問題なく実施できるものが多いです。
また映像と音声だけでなく、資料のやり取りができるシステムもあるため、自社のニーズにマッチした機能を選択すると、テレワークによる課題を解決できるでしょう。
勤怠管理システムは、PCやタブレット、スマートフォンなどから勤務時間や休憩時間を打刻できます。離れていてもリアルタイムで打刻ができるため、テレワーク下での勤務状況の管理に適しているといえます。
また有給、遅刻、早退などもシステム上で申請でき、書面での申請が不要になるため、承認手続きがスムーズになるでしょう。
タスク管理システムは、従業員やチーム全体のタスクを整理し、進捗を管理するのに役立ちます。
それぞれの進捗がわかることで業務を公平に割り振りできるようになり、部下のマネジメントもしやすくなるでしょう。
テレワーク下ではオフィスの常駐社員が減少するため、電話対応が難しくなる場合があります。
PBXは、お客様からの電話や社内の内線接続を効率化できるシステムです。インターネット環境があれば、PCから内線と外線の対応が可能になります。
オフィスワークをメインとする事務職の方であれば、自宅にいながら内線の取り次ぎや外線発信を行えるため、オフィス勤務と同じように業務を進められるでしょう。
最適なテレワーク環境を整えるためには、複数のシステムを組み合わせる必要があります。
しかし、それぞれのシステムが独立して連携できない場合、システムを導入してもテレワークにおける課題が解決しない可能性もあるでしょう。
自社に適したテレワーク環境を構築するなら、独自のシステムを開発する方法もおすすめです。自社の業務内容やニーズにマッチしたシステムを開発することで、テレワーク下でも円滑に業務を進められるでしょう。
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今回はテレワークの導入によって発生する課題と、その課題を解決するために必要なシステムを解説してきました。
テレワークによって発生する課題を解決するためには、ビジネスチャットや勤怠管理システムなどの導入が必要です。
また独自のシステムを開発することで、テレワーク下でも円滑に業務を遂行できるようになります。独自のシステム開発で、自社のテレワークにどのような変化があらわれるかを知りたい方は、ぜひReadyCrew（レディクル）にお問い合わせください。
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