PRイベントの成功とは？ PR会社を利用するメリットと判断ポイント

PR会社は数多くのイベントを手がけていて、豊富な知識やノウハウを持っています。PR会社はPR活動に精通したプロフェッショナルなので、自社の担当者だけでは対応できない規模や内容のイベントを開催できるのが大きなメリットです。

イベント運営だけでなく、ターゲット選定や顧客へのアプローチ方法などもPR会社のノウハウを元に検討できるため、高いプロモーション効果も期待できます。

また、PRイベントの重要な目的が顧客との信頼関係の構築なので、単発だけで効果測定しても仕方ありません。長期的な戦略を立てて、PR施策を実施する必要があるのですが、これを自社のみで行うのは難しい側面があります。

長期的なPR戦略という意味でも、PR会社に発注するメリットがあります。

PR会社はイベント運営の経験が豊富なため、事前準備や当日の設営、撤収までスムーズに進められます。例えばイベント運営が初めての企業では、事前準備や当日のスタッフワークに手間取ってしまう可能性がありますが、PR会社に依頼すればこのような心配はありません。

イベントまでの準備期間が十分に取れない場合も、PR会社に依頼すれば期間を考慮した上で最適な提案をしてもらえるでしょう。

PRイベントを開催するには、以下のようにやるべきことが多くあります。

・イベントの企画立案
・関係各所への連絡
・社内調整
・備品準備
・当日の設営・運営・撤収　など

それぞれに手間と時間がかかり、人手や準備期間が足りないというケースもあるでしょう。例えば、社内調整という工程一つとっても、各部署への連絡、ミーティング時間の設定、会議室の予約、資料作成など事務作業に時間を奪われてしまいます。PR会社に依頼することで、これらの準備にかかる手間と時間を省けます。

広報関係の人手が限られる場合や、繁忙期とイベントの時期がかぶってしまう場合などは特に、手間と時間が省けるのは大きなメリットです。

イベント運営にかかる作業を発注すると、当然ながらコストが発生します。
自社の担当者だけでイベントを運営する場合と比べて、多くの費用がかかる点を考慮しなければなりません。
開催するイベントの規模や内容にもよりますが、かなりの費用負担が発生することもあります。
それだけの費用をかけるメリットがあるのか、費用対効果の視点から考慮する必要も出てきます。

PRイベントは広告と性質が異なり、効果が出るまでにある程度の時間がかかる上に効果測定が難しいという特徴があります。
そのため、コストをかけてPR会社に依頼したとしても、短期的には効果を実感できないことがあるのもデメリットのひとつです。
PRイベントは短期的な成果を求めるのではなく、KPI（重要業績評価指標）分析なども長期的な視点で考える必要があります。

PR会社には、それぞれ得意・不得意があります。美容・ファッション・不動産・スポーツ・観光など、それぞれの業界に強いPR会社が存在するため、自社が開催しようと考えているイベントの内容とPR会社の得意分野が合致しているかの確認が必要です。

また、検討しているPRイベントの規模に照らして、PR会社がふさわしいかどうかの判定も必要です。どれくらいの話題になりたいかによってPRイベントの規模は変わるため、規模の大きさからPR会社を選ぶことになります。

PR会社の価格体系は、月額料金制・イベントごとの単発料金・成功報酬制・タイムチャージなど会社によってさまざまです。依頼先の候補を絞り込んだら、それぞれのPR会社から見積もりを取りましょう。作業内容と料金体系、価格を比較し、適正なコストのPR会社を選ぶことが大切です。

例えばタイムチャージ制の場合は作業時間で価格が決まりますが、見積もりよりも実際の作業時間が多くなると請求額は上がります。想定外のコストが発生しないよう、できるだけ実態に即した見積もりをもらうようにしましょう。

イベントの企画から相談したい場合は、企画提案力のあるPR会社を選びましょう。顧客に訴求するPRイベントを開催するためのノウハウを持っている会社に依頼すれば、イベントを成功させられる可能性が高まります。

また、「メディアとのつながりがあるか」「成功実績があるか」なども、チェックすべきポイントのひとつです。これらはホームページで確認することもできますが、問い合わせをしてみるとより詳細な情報を提供してもらえるケースもあります。

以上のように、得意分野はイベント目的に合っているか、価格は適正か、企画提案力と実績があるかなど、PR会社を見極めるポイントは多岐にわたります。発注先を見つけること自体に労力を割かれることになってしまうため、ビジネスパートナーを見つけるサービスとして「ビジネスマッチング」を利用することも検討しましょう。

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